Tugas Pokok dan Fungsi Pejabat Fungsional dan Struktural Pengadilan
Ketua
- Mengkoordinir manajemen Peradilan .
- Mengkoordinir persidangan dan Pelaksanaan putusan.
- Mengkoordinir Administrasi Umum .
- Mengkoordinir Kinerja Pelayanan Publik.
- Menunjuk/menetapkan majelis Hakim dalam perkara pidana dan perdata.
- Menetapkan penyitaan dalam perkara perdata dan Eksekusi.
- Mengadakan pengawasan dan pelaksanaan tugas dan tingkah laku Hakim, Panitera, Sekretaris, Pejabat Struktural dan Fungsional, serta perangkat Administrasi peradilan di daerah hukumnya.
- Menjaga agar penyelenggaraan peradilan terselenggara dengan wajar dan seksama.
Wakil Ketua
- Mengkoordinir pengawasan internal.
- Menunjuk hakim dalam perkara tindak pidana ringan, perkara pelanggaran lalulintas jalan raya, menyetujui/menetapkan izin penyitaan dan penggeledahan dari pihak Kepolisian.
- Menetapkan perpanjangan penahanan.
- Menunjuk/menetapkan hakim perkara perdata permohonan.
- Mengkoordinir dalam kegiatan kebersihan lingkungan kantor, halaman, taman serta olah raga dan keamanan.
- Membantu/mewakili Ketua Pengadilan dalam pelaksanaan tugas Ketua Pengadilan.
Majelis Hakim
Perkara Perdata
- Menerima berkas perkara dari kepaniteraan perdata untuk dipelajari dan bermusyawarah dengan Majelis untuk menetapkan hari sidang.
- Terlebih dahulu mengupayakan perdamaian di antara para pihak yang berperkara melalui mediasi.
- Melakukan pemeriksaan perkara di persidangan sesuai ketentuan hukum acara yang berlaku.
- Menetapkan perlu tidaknya meletakkan sita jaminan, memeriksa saksi ahli atau pemeriksaan setempat.
- Bertanggung jawab atas pembuatan dan kebenaran berita acara persidangan dan menandatanganinya sebelum sidang berikutnya.
- Mengemukakan pendapat dalam musyawarah sebelum putusan.
- Menyiapkan dan memaraf naskah putusan lengkap sebelum diucapkan di persidangan.
- Memantau pelaksanaan administrasi perkara pasca putusan seperti minutasi, pengiriman berkas dalam hal perkara banding/kasasi.
- Mempelajari dan mendiskusikan secara berkala keputusan hukum yang sedang berkembang, seperti hasil Rakernas/Rakerda maupun buku-buku yang diterima dari Mahkamah Agung RI.
Perkara Pidana
- Menerima berkas perkara dari kepaniteraan untuk dipelajari dan memusyawarahkan dengan Majelis guna menetapkan hari sidang.
- Dalam hal terdakwa ditahan menetapkan perlu tidaknya mengeluarkan penetapan penahanan lanjutan, menangguhkan penahanan atau merubah jenis penahanannya.
- Melaksanakan pemeriksaan perkara di persidangan sesuai dengan ketentuan hukum acara yang berlaku.
- Bertanggung jawab atas pembuatan dan kebenaran berita acara persidangan dan menandatanganinya sebelum sidang berikutnya.
- Mengemukakan pendapat dalam musyawarah sebelum putusan.
- Menyiapkan dan memaraf naskah putusan lengkap sebelum diucapkan.
- Menandatangani putusan yang telah diucapkan di persidangan.
- Memantau pelaksanaan administrasi perkara pasca putusan seperti minutasi, pengiriman berkas dalam hal perkara banding/kasasi.
- Dalam hal terdakwanya anak-anak (peradilan Anak) menghubungi BISPA dan orang tua terdakwa agar menghadiri persidangan.
- Secara berkala ikut serta dalam forum pertemuan antar penegak hukum (Diljapol).
- Mempelajari dan mendiskusikan secara berkala kepustakaan hukum yang sedang berkembang, seperti hasil Rakernas/Rakerda maupun buku-buku yang diterima dari Mahkamah Agung RI.
KEPANITERAAN
Panitera
- Panitera bertugas menyelenggarakan administrasi perkara, dan mengatur tugas para Panitera Muda, Panitera Pengganti, serta seluruh pelaksana di bagian teknis Pengadilan Negeri Tanah Grogot .
- Panitera, Panitera Muda dan Panitera Pengganti bertugas membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya persidangan.
- Panitera membuat daftar perkara-perkara perdata dan pidana yang diterima di Kepaniteraan.
- Panitera membuat salinan putusan menurut ketentuan undang-undang yang berlaku.
- Panitera bertanggung jawab atas pengurusan berkas perkara, putusan, dokumen, akta, buku daftar, biaya perkara, uang titipan pihak ketiga, surat-surat berharga, barang bukti dan surat-surat lainnya yang disimpan di kepaniteraan.
Panitera Muda Perdata
- Membantu hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya persidangan.
- Melaksanakan administrasi perkara, mempersiapkan persidangan perkara, menyimpan berkas perkara yang masih berjalan dan urusan lain yang berhubungan dengan masalah perkara perdata.
- Memberi nomor register pada setiap perkara yang diterima di Kepaniteraan.
- Mengkoordinasikan pembagian tugas habis pada meja I, meja II, dan meja III.
- Mencatat setiap pekara yang diterima ke dalam buku daftar disertai dengan catatan singkat tentang isinya.
- Menyerahkan salinan putusan kepada para pihak yang berperkara bila memintanya.
- Menyiapkan berkas perkara yang dimohonkan banding, kasasi atau peninjauan kembali.
- Menyerahkan arsip berkas perkara kepada Panitera Muda Hukum.
Panitera Muda Pidana
- Membantu hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya persidangan.
- Melaksanakan administrasi perkara, mempersiapkan persidangan perkara, menyimpan berkas perkara yang masih berjalan dan urusan lain yang berhubungan dengan masalah perkara pidana.
- Mengkoordinasikan pembagian tugas habis pada meja I, dan meja II.
- Memberi nomor register pada setiap perkara yang diterima di Kepaniteraan.
- Memberi nomor register pada setiap perkara dengan acara singkat yang telah diputus hakim atau diundurkan hari persidangannya.
- Mencatat setiap pekara yang diterima ke dalam buku daftar disertai dengan catatan singkat tentang isinya.
- Menyerahkan salinan putusan kepada jaksa, terdakwa atau kuasanya serta lembaga pemasyarakatan apabila terdakwa ditahan.
- Menyiapkan berkas perkara yang dimohonkan banding, kasasi atau peninjauan kembali.
- Menyiapkan berkas permohonan grasi.
- Menyerahkan arsip berkas perkara / Permohonan grasi kepada panitera muda hukum.
Panitera Muda Hukum
- Membantu hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya persidangan.
- Mengumpulkan, mengolah dan mengkaji data, menyajikan statistik perkara, menyusun laporan perkara, menyimpan arsip berkas perkara atau permohonan grasi dan tugas lain yang diberikan berdasarkan peraturan yang berlaku.
Panitera Pengganti
- Membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya persidangan.
- Membuat berita acara persidangan.
- Membantu Hakim dalam :
- Melaporkan kepada Panitera Muda bersangkutan berkenaan dengan penundaan hari sidang, perkara yang sudah putus berikut amar putusannya.
- Membuat penetapan hari sidang;
- Membuat penetapan terdakwa tetap ditahan, dikeluarkan dari tahanan atau dirubah jenis penahanannya;
- Mengetik putusan.
- Menyerahkan berkas perkara kepada Panitera Muda bersangkutan bila telah selesai diminutasikan.
Jurusita/Jurusita Pengganti
- Melaksanakan semua perintah yang diberikan oleh Ketua Pengadilan, Ketua Sidang dan Panitera.
- Melaksanakan pemanggilan atas perintah Ketua Pengadilan atau atas perintah Hakim.
- Menyampaikan pengumuman-pengumuman, teguran-teguran, protes-protes dan pemberitahuan Putusan Pengadilan menurut cara-cara berdasarkan ketentuan Undang-Undang.
- Melakukan penyitaan atas perintah Ketua Pengadilan dan dengan teliti melihat lokasi batas-batas tanah yang disita beserta surat-surat yang sah apabila menyita tanah.
- Membuat berita acara penyitaan yang salinan resminya diserahkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, antara lain kepada BPN setempat bila terjadi penyitaan sebidang tanah.
SEKRETARIAT
Sekretaris
- Sekretaris bertugas menyelenggarakan administrasi umum, mengatur tugas para Kepala Sub Bagian, Pejabat Administrasi Umum, serta seluruh pelaksana di bagian Kesekretariatan Pengadilan Negeri Tanah Grogot.
- Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Anggaran bertanggung jawab atas penggunaan anggaran.
- Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang bertanggung jawab atas keberadaan dan pemanfaatan barang milik negara ( BMN ).
- Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan Sub Bagian Perencanaan/Teknologi Informasi/,pelaporan, Kepegawaian/organisasi/tatalaksana dan Keuangan / umum dalam rangka memberikan pelayanan administratif dalam lingkungan Pengadilan Negeri Timur berdasarkan peraturan perundang-undangan.
- Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kegiatan Anggaran Kementerian dan lembaga (RKAKL) sebagai bahan penyediaan dana kegiatan dan dana pembangunan.
- Mengkoordinasikan pelaksanaan Laporan Sistem Akuntansi Instansi Berbasis Akrual (SAIBA) dan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN).
Kepala Sub Bagian Perencanaan, Teknologi Informasi dan pelaporan
- Menyusun rencana kegiatan sub bagian perencanaan berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan.
- Memberikan petunjuk, arahan dan membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya, secara lisan maupun tulisan guna meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas.
- Melaksanakan koordinasi dengan sub-sub bagian fungsional maupun kesekretariatan secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan, data dan informasi guna memperoleh hasil kerja yang optimal.
- Menyiapkan konsep naskah bidang perencanaan, teknologi informasi dan pelaporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas
- Menyiapkan rumusan program kegiatan berdasarkan hasil rangkuman rencana kegiatan bidang-bidang dalam rangka penyusunan anggaran pendapatan belanja di lingkungan Pengadilan Negeri Tanah Grogot.
- Menghimpun, meneliti dan mengkoreksi bahan usulan program kegiatan dari masing-masing sub bidang sesuai ketentuan yang berlaku.
- Menyusun laporan pelaksanaan tugas sub bagian perencanaan, IT dan pelaporan kepada sekretaris sebagai dasar pengambilan kebijakan lebih lanjut
- Menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas dan rencana kegiatan sub bagian perencanaan, IT dan pelaporan serta menyampaikan bahan tindak lanjut untuk penyelesaian masalahnya.
- Membuat laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah (LAKIP), Rencana Strategis (RENSTRA), Rencana Kinerja Tahunan(RKT) , Indikator Kerja Utama (IKU) dan Laporan Tahunan (LT).
- Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan atau sekretaris sesuai dengan tugas pokok dan fungsi sub bagian perencanaan, teknologi informasi dan pelaporan.
Kepala Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tatalaksana
- Membuat usul pemberian kartu pegawai bagi CAPEG yang telah diangkat Pegawai Negeri Sipil.
- Menganalisis data kepegawaian untuk menyiapkan DUK bagi pegawai negeri.
- Menyiapkan surat permintaan pengujian kesehatan bagi calon PNS kepada Dokter penguji kesehatan atau tim penguji kesehatan bagi calon pegawai yang akan diangkat menjadi pegawai negeri sipil.
- Menyiapkan penyelenggaraan Sumpah PNS dan sumpah serta pelantikan jabatan.
- Melaksanakan pengusulan kenaikan pangkat.
- Melakukan pengusulan pengangkatan dalam jabatan struktural.
- Melaksanakan pengusulan pemindahan pegawai.
- Mengusulkan pemberhentian dan pensiun.
- Menyusun DUK dan Bezetting pegawai dalam lingkungan pengadilan negeri.
- Membuat daftar Nominatif pegawai yang akan naik pangkat, cuti, kenaikan gaji berkala, pensiun dan lain-lainnya yang berkaitan dengan kepegawaian.
Kepala Sub Bagian Umum dan Keuangan
- Mengkoordinasikan pendistribusian, pengelolaan arus surat masuk dengan sistem kartu kredit untuk memperlancar penerimaan informasi.
- Mengkoordinasikan pengiriman surat keluar untuk memperlancar penyampaian informasi.
- Mengklasifikasikan arsip di lingkungan pengadilan negeri.
- Menyelenggarakan urusan kearsipan dengan mengatur kegiatan penyediaan, pelayanan peminjaman, penyimpanan dan pemeliharaan arsip surat-surat dan kantor.
- Menyelenggarakan pemeliharaan kendaraan dinas agar selalu dalam keadaan siap untuk digunakan.
- Menyelenggarakan administrasi biaya pemeliharaan kendaraan dinas sebagai bahan pertanggung jawaban penggunaan kendaraan dinas.
- Menyelenggarakan pemeliharaan alat perlengkapan kantor, gedung kantor, dan rumah dinas sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah ditetapkan.
- Menyelenggarakan pemeliharaan pemakaian telepon, listrik, air bersih dan kebersihan ruangan agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.
- Mengkoordinasikan pelaksanaan pengamanan di lingkungan pengadilan negeri.
- Melaksanakan pengadaan perlengkapan kantor (ATK) untuk keperluan setiap bulan.
- Meneliti berkas tagihan pemeliharaan alat perlengkapan kantor, gedung kantor, dan biaya langganan telepon, listrik dan air bersih untuk mendapatkan penyelesaian pembayaran.
- Membuat daftar gaji/lembur dan rapel pegawai sebagai bahan untuk melakukan pembayaran gaji/lembur dan rapel.
- Melakukan pembayaran gaji pegawai sesuai dengan daftar gaji.
- Mempersiapkan dan menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas dalam rangka kelancaran tugas.
- Mengkoordinasikan penyusunan daftar usulan kegiatan sebagai bahan penyediaan dana kegiatan (LKKAR).
- Melakukan pencairan berdasarkan SPM yang diterima.
- Melakukan pembayaran atas tagihan beban anggaran belanja
- Melaksanakan pemotongan pajak pada setiap pengeluaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Memeriksa dan meneliti surat pertanggung jawaban penggunaan anggaran rutin sesuai dengan bukti-bukti pengeluarannya.
- Menyelenggarakan pembukuan atas SPJ ke dalam buku kas umum atau buku-buku pembantu lainnya untuk dilakukan perhitungan dan verifikasi dengan mengetahui perkembangan realisasi anggaran yang telah disediakan.