Definisi Surat Tercatat: surat yang dialamatkan kepada penerima dan dapat dibuktikan dengan tanda terima dari penerima dengan menyebutkan tanggal penerimaan.
| No. | Panggilan/pemberitahuan surat tercatat | |
| Kondisi | Solusi | |
| 1. | Jika pihak berada di tempat tinggal | a. Jika pihak bersedia menerima dan menandatangani tanda terima, maka petugas menyerahkan surat kepada pihak. b. Jika pihak tidak bersedia menerima dan/atau menandatangani tanda terima, maka petugas membuat bukti/informasi penerimaan yang berisi: – keterangan pihak tidak bersedia menerima dan/atau menandatangani tanda terima; dan – petugas mengembalikan surat kepada pengadilan (retur). |
| 2. | Jika pihak sedang tidak ada di tempat tinggal | a. Jika alamat tujuan adalah rumah, petugas menyerahkan surat kepada orang dewasa yang tinggal serumah. Alternatif situasi: – Apabila orang dewasa bersedia menerima, maka petugas menitipkan surat dengan syarat: 1. Penerima bersedia difoto; 2. Penerima bersedia difoto kartu identitasnya; dan 3. Penerima bukan pihak lawan dalam perkara terkait. – Apabila orang dewasa tidak bersedia menerima dan/atau difoto, maka petugas menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya. |
| b. Jika alamat tujuan adalah tempat tinggal dengan akses terbatas seperti apartemen/rusun/dsb, petugas cukup menyerahkan surat kepada resepsionis/petugas keamanan. Alternatif situasi: – Apabila resepsionis/petugas keamanan bersedia menerima, maka petugas menitipkan surat dengan syarat: 1. Penerima bersedia difoto; 2. Penerima bersedia difoto kartu identitasnya; dan 3. Penerima bukan pihak lawan dalam perkara terkait. – Apabila resepsionis/petugas keamanan tidak bersedia menerima dan/atau difoto, maka petugas menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya. | ||
| 3. | Jika rumah pihak tidak berpenghuni | – Petugas melaksanakan pengantaran sebanyak dua kali pada hari yang sama atau pada hari berikutnya (jika tidak memungkinkan); – Apabila rumah masih tetap tidak berpenghuni, maka petugas memfoto rumah terkait. Selanjutnya, petugas menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya. |
| 4. | Jika alamat pihak tidak ditemukan, pihak tidak tinggal di alamat tersebut, atau pihak telah meninggal dunia | – Petugas meminta keterangan lurah/kepala desa/aparatnya; – Petugas mengembalikan surat kepada pengadilan (retur); – Pengadilan melaksanakan panggilan umum. |
| No. | Informasi keterangan dalam surat tercatat | |
| Kondisi | Keterangan | |
| 1. | Jika pihak bersedia menerima dan menandatangani tanda terima | “Telah diterima langsung oleh pihak penerima” |
| 2. | Jika pihak tidak bersedia menerima dan/atau menandatangani tanda terima | “Penerima tidak bersedia menerima/tidak bersedia menandatangani*” |
| 3. | Jika surat diterima oleh orang dewasa yang tinggal serumah dengan pihak atau resepsionis/petugas keamanan | “Telah diterima oleh … (nama penerima) yang tinggal serumah dengan pihak penerima atau resepsionis/petugas keamanan* di apartemen/rumah susun/tempat tinggal lainnya yang sejenis*” |
| 4. | Jika petugas telah melaksanakan pengantaran sebanyak dua kali, memfoto rumah terkait, dan menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya | “Telah diterima oleh … (nama penerima), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait)* karena tidak bertemu dengan pihak penerima setelah dilakukan pengantaran sebanyak 2 (dua) kali” |
| 5. | Apabila alamat pihak tidak ditemukan sesuai keterangan lurah/kepala desa/aparatnya | “Alamat pihak penerima tidak ditemukan sesuai keterangan … (nama), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait)*” |
| 6. | Apabila pihak tidak tinggal di alamat tujuan sesuai keterangan lurah/kepala desa/aparatnya | “Pihak penerima tidak tinggal di alamat yang dituju sesuai keterangan … (nama), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait)*” |
| 7. | Apabila pihak telah meninggal dunia sesuai keterangan lurah/kepala desa/aparatnya | “Pihak penerima telah meninggal dunia sesuai keterangan … (nama), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait)*” |
| No. | Sistematika keterangan dalam bukti/informasi penerimaan elektronik | |
| Kondisi | Sistematika | |
| 1. | Jika surat diterima oleh pihak | – Tanggal terima; – Identitas penerima; dan – Titik koordinat penerimaan (geotagging). |
| 2. | Jika surat diterima oleh orang dewasa yang tinggal serumah | – Tanggal terima; – Foto penerima; – Foto kartu identitas penerima; dan – Titik koordinat penerimaan (geotagging). |
| 3. | Jika surat diterima oleh resepsionis/petugas keamanan di tempat tinggal dengan akses terbatas | – Tanggal terima; – Foto penerima; – Foto kartu identitas penerima; dan – Titik koordinat penerimaan (geotagging). |
| 4. | Jika surat disampaikan kepada lurah/kepala desa/aparatnya | – Tanggal terima; – Identitas penerima; – Tanda tangan dan cap lurah/kepala desa/aparatnya. Jika menolak membubuhkan tanda tangan dan cap, petugas menambahkan keterangan: “Lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) tidak bersedia membubuhkan tanda tangan dan cap”; dan – Titik koordinat penerimaan (geotagging). |
* Pilih salah satu
- Versi PDF Tabel Surat Tercatat
2. Peraturan Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas Peraturan Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 2019 tentang Administrasi Perkara dan Persidangan di Pengadilan secara Elektronik
3. Surat Edaran Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Cara Panggilan Dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat
4. Perjanjian Kerjasama Pengiriman Dokumen Surat Tercatat Antara Mahkamah Agung Republik Indonesia dengan PT Pos Indonesia (Persero)
Indikator Syarat Patut Panggilan Tercatat
Syarat patut panggilan melalui surat tercatat dalam angka 11 SEMA Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Cara Panggilan dan Pemberitahuan Melalui surat tercatat adalah panggilan harus dikirimkan melalui surat tercatat paling lambat 6 (enam) hari kalender sebelum sidang dan diterima secara patut oleh para pihak paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum sidang, kecuali ditentukan lain dalam peraturan perundang-undangan. Tenggang waktu antara dilaksanakan panggilan oleh PT Pos dan diterimanya surat oleh pihak dengan hari sidang tidak dihitung sebagai tenggang waktu.
Contoh: tanggal 1 adalah hari Senin, sedangkan hari libur adalah hari Sabtu dan Minggu. Apabila pada sidang tanggal 1 hakim menunda sidang sedangkan kantor pos baru mulai mengirim surat di tanggal 2, maka perhitungan hari kalender sejak surat dikirim dimulai dari tanggal 3, 4, 5, 6, 7, dan 8. Selanjutnya, jika pihak baru menerima surat pada tanggal 3, maka perhitungan hari kerjanya adalah tanggal 4, 5, dan 8 (karena tanggal 6 dan 7 adalah hari libur). Dengan menghitung hari kalender kapan surat dikirim dan hari kerja surat diterima, dapat disimpulkan bahwa seharusnya hakim menetapkan sidang paling cepat pada tanggal 9, yaitu hari Selasa minggu berikutnya.